Los mejores trucos para organizar tu propio hackathon con éxito

Somos la única y primera agencia dedicada exclusivamente a la organización de hackathons

Has visitado nuestra página web, leído nuestras preguntas y respuestas más frecuentes sobre el fascinante mundo de los “Hackathon Lovers” (amantes de los hackathons), y quieres organizar un hackathon para tu empresa.

Genial, ¡has llegado a la página adecuada 🙂 !

Como seguramente ya sabes a estas alturas, los hackathons ya no son solo eventos enfocados únicamente a ingenieros y programadores, y es cada vez más común ver hackathons para psicólogos, arquitectos, etcétera. Como el concepto es tan fácil de exportar a otros colectivos, el único límite muchas veces es la propia imaginación de la empresa organizadora.

Organizar hackathon - Hackathon Spain

¿Cuál es la típica agenda de un hackathon exitoso?

Los hackathons por lo general siguen la siguiente agenda:

  • Sesión de bienvenida:
    • Introducción a los organizadores
    • Presentación de los patrocinadores
    • Razón por la cual se ha creado el hackathon
    • Puntos importantes a tener en cuenta (normas durante el día)
    • Posibilidad de dar feedback y compartir la experiencia en las redes sociales (introducir un hashtag específico)
  • Sesión de trabajo:
    • Presentación individual de los diferentes grupos (sobre todo para los grupos compuestos por personas que no se conocían antes)
    • Trabajo en equipo (resto de la jornada)
  • Cierre del evento:
    • Presentación de las soluciones propuestas por cada equipo
    • Votación/feedback del jurado
    • Entrega de premios

 

¿Cuando es la comida durante un hackathon?

Lo mejor es ofrecer un servicio de catering continuo debido a que no todos los participantes podrán hacer un “parón” al mismo momento, ya que trabajan con un deadline muy ajustado. Intenta también ofrecer opciones saludables durante el evento, y ten en cuenta tema de las alergias e intolerancias alimentarias.

 

¿Cuántos participantes suelen haber en un hackathon?

Normalmente suelen participar entre 20 y 50 personas en un hackathon, en grupos formados de 2 a 5 participantes.

 

¿Qué retos quieres tratar de solucionar en tu hackathon?

Muchas veces los hackathons son una oportunidad excelente para resolver retos importantes de la empresa o el sector en general, gracias a la generación de ideas de personas que no están en el día a día de las actividades empresariales por lo que pueden proponer soluciones creativas y/o prototipos básicos que la empresa después puede validar rápidamente en el mercado.

Lo mejor es crear un hackathon alrededor de una temática concreta, para que los asistentes saben mejorar qué pueden esperar del evento, y para que también sea más fácil atraer a especialistas reconocidas como jurado.

 

¿Con qué presupuesto cuentas?

Cuando tengas claro que quieres organizar un hackathon, el primer paso es decidir cuál será el presupuesto disponible para poner en marcha el evento. En el fondo, los hackathones son eventos informales y flexibles, ya que en realidad lo único que necesitas es un buen espacio, comida y bebidas durante el hackathon, y una buena conexión a Internet. Sin embargo, para que el evento realmente sea un éxito, hay que tener en cuenta que también habrán gastos de branding (folletos para repartir en las universidades, diseño de la sala, etcétera), el premio final (que puede ser en metálico o no), y la promoción del evento.

Para hackathons grandes, las empresas a veces deciden colaborar juntos o conseguir un patrocinio para su evento. Los patrocinadores aportan efectivo, espacio, comida o camisetas, con la expectativa de que obtengan algo en tu evento (como por ejemplo la posibilidad de mejorar la Marca Empleadora de tu empresa, contratar a los asistentes, comercializar su producto, etcétera), pero también es muy común repartir merchandising (en la forma de descuentos o muestras de productos) a los asistentes.

¡Sigue leyendo, porque desde Hackathon Spain te podemos ayudar cada uno de estos puntos!

Organizar hackathon en Madrid y Barcelona - Hackathon Spain

 

¿Dónde quieres organizar tu hackathon?

Como agencia que organiza hackathons y plataforma que reúne todos los hackathons más importantes de España, te podemos asegurar que un hackathon se puede organizar en cualquier espacio imaginable; desde un polideportivo hasta una sala de conferencias, teniendo en cuenta que dispone de:

  • Mínimo un enchufe por mesa
  • WIFI (de alta velocidad)
  • Proyector
  • Micrófono
  • Suficientes mesas (al poder ser circulares, ya que fomentan más la participación)

Sin embargo, los hackathons que mayor impacto han conseguido en cuanto a la captación de ideas innovadoras, actividades de reclutamiento (ya que son el espacio perfecto para actividades de reclutamiento y Employer Branding) o repercusión mediática, lo han hecho a través de una agencia especializada en la organización de hackathons.

 

¿Cuánto tiempo tiene que durar el hackathon? ¿Los asistentes tienen que llevar su propio portátil al evento? ¿Cómo funciona el catering durante estos eventos? ¿Cómo consigo que la gente se inscribe para mi evento?

 

Ponte en contacto con nosotros y te enviamos más detalles sobre los eventos que hemos organizado en Madrid, Barcelona, Castellón y Valencia, entre otros.

Catering durante un hackathon - Hackathon Spain

 

¿Qué trofeos y premios se suelen entregar?

Nosotros recomendamos repartir una variedad de premios entre todos los participantes del hackathon (y no solo al equipo ganador), como por ejemplo productos exclusivos, formaciones gratuitas, vales de Amazon, la posibilidad de participar/trabajar en la empresa organizadora al terminar el hackathon, la creación de una startup para poner en marcha la idea, etcétera.

También se suelen dar premios en metálico, pero ten en cuenta que su efecto motivador es menor, el importe tendrá que ser elevado (para ser atractivo), y no es tan fácil repartirlo en diferentes premios (como por ejemplo el equipo más creativo, el equipo más profesional, etcétera).

 

¿Cómo vas a promocionar tu hackathon?

Un primer paso importante es comunicar internamente (a través de la Intranet y las redes sociales internas) que se organizará un hackathon para que los propios empleados puedan ayudar con la difusión del evento.

Otras herramientas interesantes para difundir el evento son páginas como Meetup o Eventbrite, que permiten crear una página del evento en menos de 2 minutos, donde las personas interesadas pueden descargar su entrada directamente. Ten en cuenta que para eventos gratuitos solo un 65% de las personas registradas realmente vendrán a tu evento, por lo que tiene sentido acceptar más inscripciones que plazas tengas.

Además de crear una página específica sobre tu evento, lo más recomendable es utilizar plataformas de difusión como Hackathon Spain para que tu hackathon llegue a cuantas más personas. Publicar tu hackathon en nuestra página web no tiene ningún coste, y además ofrecemos la posibilidad de hacer un envío específico (mailing individual) a cada uno de nuestros miembros (en estos momentos más de 800 personas) por solo 5€ (coste de lanzamiento).

 

¿A qué esperas para poner en marcha tu propio hackathon 🙂 ?

 

Recuerda, ¡nosotros estamos aquí para ayudarte si lo necesitas! Somos especialistas en la organización de hackathons de éxito.

 

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